Comment gérer l’arrivée, les clés, la prolongation et le départ d’un client ?

Enregistrez l’arrivée avec la pièce d’identité, remettez les clés, prolongez si besoin, puis faites le départ et soldez la caution.

Qui peut le faire : Administrateur, Gérant et Gardien (pour les biens qui lui sont affectés).

1. Étape 1

   Enregistrez l’arrivée

   Sur l’écran « Séjours », touchez « Marquer l'arrivée » sur la carte du séjour, ou ouvrez le séjour et touchez « Arrivée ». Si le bien a un règlement intérieur, touchez « Présenter le règlement au client » et donnez-lui l’appareil : il lit le texte, saisit « Votre nom complet » et accepte lui-même. Sans règlement, touchez « Enregistrer l’arrivée ».

   

2. Étape 2

   Photographiez la pièce d’identité

   Après l’arrivée, la « Fiche d’hébergement » s’ouvre. Dans « Pièce d'identité », touchez « Recto » puis « Verso » pour photographier chaque face. Informez le client, puis touchez « Conserver la photo et préparer l’envoi ». Complétez les « Informations complémentaires » et touchez « Enregistrer la fiche ». « Télécharger le PDF » produit la fiche à imprimer. Pour un séjour créé avec le client sur place, la pièce d’identité et le bouton « Fiche d’hébergement et règlement » apparaissent à la fin de l’enregistrement.

3. Étape 3

   Remettez les clés

   Sur le séjour en cours, touchez « Clés ». Ajoutez au besoin une « Note (facultative) », par exemple un badge remis, puis touchez « Confirmer la remise ». Le mouvement est daté et attribué à votre compte. À la fin d’un séjour créé avec le client sur place, touchez simplement « Remettre les clés ».

4. Étape 4

   Prolongez le séjour si le client reste

   Touchez « Prolonger ». Choisissez la « Durée en plus ». L’écran affiche le « Nouveau départ » et le montant « En plus ». Touchez « Prolonger » pour valider. La prolongation est refusée si le bien est déjà pris après le départ prévu.

5. Étape 5

   Enregistrez le départ

   Touchez « Marquer le départ » sur la carte, ou « Départ » dans le séjour. La fenêtre « Départ du client » montre le total, ce qui est payé et le reste. S’il reste de l’argent dû, touchez « Encaisser maintenant », ou « Partir avec ce reste » si le client paiera plus tard.

6. Étape 6

   Rendez ou retenez la caution

   Si une caution a été encaissée, choisissez dans « Que faire de la caution encaissée ? » : « Rendre » le montant, ou « Retenir un montant sur la caution » avec le « Montant retenu (FCFA) » et le « Motif de la retenue ». Indiquez le « Moyen de restitution » et cochez la case « J’atteste avoir réellement rendu… ». Touchez « Enregistrer le départ ».

7. Étape 7

   Enregistrez le retour des clés

   Quand les clés sont rendues, touchez « Retour des clés » sur le séjour, puis « Confirmer le retour ». C’est possible aussi après le départ, tant que le retour n’est pas enregistré.