Comment encaisser un séjour et tenir la caisse de ma résidence ?

Enregistrer un acompte, un solde, une caution ou un remboursement sur un séjour, puis suivre la caisse, clôturer la journée et lire votre chiffre d’affaires.

Qui peut le faire : Encaisser sur un séjour : propriétaire, Gérant et Gardien. Caisse, clôture et rapports : propriétaire et Gérant. Le rôle Lecture seule consulte la caisse et les rapports sans rien modifier.

1. Étape 1

   Ouvrez l’encaissement du séjour

   Dans « Aujourd’hui » ou « Séjours », chaque séjour qui doit encore de l’argent affiche un bouton avec le reste à payer. Touchez ce montant. S’il ne reste rien à payer, le bouton devient « Encaisser une caution ». La fenêtre « Encaisser » s’ouvre, avec le nom du client, le bien et les dates du séjour.

   

2. Étape 2

   Enregistrez le paiement

   « Montant (FCFA) » est déjà rempli avec le reste à payer ; le lien « Reste à payer » le remet en un geste. Choisissez la « Méthode » : « Espèces », « Orange Money », « MTN MoMo », « Moov Money », « Wave », « Carte bancaire », « Chèque » ou « Virement bancaire ». Dans « Type », choisissez « Acompte », « Solde » ou « Caution ». Seuls les types encore possibles sur ce séjour sont proposés. Ajoutez une « Référence » si vous en avez une, puis touchez « Enregistrer le paiement ». Un acompte qui règle tout le reste est enregistré comme solde.

3. Étape 3

   Rendez de l’argent au client

   Pour rendre de l’argent, choisissez le type « Remboursement » ou « Restitution de caution ». Après une annulation, le bouton du séjour s’appelle « Restituer ». Rendez d’abord l’argent au client. Cochez ensuite « J’atteste avoir réellement rendu cette somme au client par le moyen indiqué. » et touchez « Attester la restitution effectuée ». Une connexion est nécessaire. Au départ, le formulaire demande « Que faire de la caution encaissée ? » : « Rendre » le montant, ou « Retenir un montant sur la caution » avec un « Motif de la retenue ».

4. Étape 4

   Suivez la caisse du jour

   Ouvrez « Caisse » dans le menu. L’écran s’ouvre sur aujourd’hui, avec trois totaux : « Recettes », « Dépenses » et « Solde ». Chaque paiement enregistré sur un séjour y apparaît tout seul comme une opération. Vous n’avez pas à le saisir une deuxième fois. Changez les dates pour voir une autre période. Vous pouvez aussi filtrer par bien.

5. Étape 5

   Ajoutez une dépense ou une recette à la main

   Touchez « Nouvelle opération ». Choisissez « Recette » ou « Dépense », puis remplissez la « Catégorie », le « Montant (FCFA) », le « Moyen » et la « Date ». Dans « Bien concerné », choisissez le bien, ou laissez « Caisse commune ». Vous pouvez aussi indiquer une « Réservation liée » et une « Description ». Touchez « Enregistrer ». Vous pourrez ensuite y joindre un justificatif, par exemple la photo d’un reçu.

   

6. Étape 6

   Clôturez la journée

   Le soir, touchez « Clôturer la journée ». La fenêtre montre les recettes, les dépenses, le détail par moyen de paiement et le « Montant attendu dans le tiroir ». Saisissez le « Fond d’ouverture (FCFA) ». Si vous saisissez les « Espèces comptées (FCFA) », l’écart s’affiche, ou « Caisse juste ». Touchez ensuite « Clôturer ». Après la clôture, plus aucune opération ne peut être saisie à la main sur cette date. Les paiements des séjours s’y ajoutent quand même. L’onglet « Clôtures » garde l’historique et permet de « Rouvrir » une journée.

   

7. Étape 7

   Lisez votre chiffre d’affaires

   Sur « Aujourd’hui », les cartes « Encaissé aujourd’hui » et « Encaissé ce mois » montrent l’argent reçu, moins les remboursements. Une caution n’y entre que si vous la retenez au départ. Dans « Rapports », choisissez la période. Vous y lisez le « Chiffre d’affaires », l’« Occupation », le montant « À venir » des séjours confirmés, les « Paiements encaissés » par moyen et les « Mouvements de caisse ».