Comment inviter mon équipe et choisir ses droits ?

Invitez un réceptionniste, un manager, un agent de ménage ou une personne en lecture seule, puis transmettez-lui son lien d’invitation.

Qui peut le faire : Le propriétaire (administrateur) de l’hôtel uniquement.

1. Étape 1

   Ouvrez l’écran Équipe

   Sur téléphone, touchez « Plus » en bas de l’écran, puis « Équipe ». Sur ordinateur, « Équipe » se trouve dans le menu de gauche, sous « Administration ». Vous y voyez les membres de l’hôtel et les invitations en attente.

   

2. Étape 2

   Invitez une personne

   Touchez « Inviter ». Saisissez l’« Email » de la personne et choisissez son « Rôle ». Une phrase sous le rôle rappelle ce qu’il permet. Touchez « Inviter » pour créer l’invitation.

   

3. Étape 3

   Choisissez le bon rôle

   « Réceptionniste » : réservations, arrivées, départs, non présentés, clients, encaissements, saisie d’opérations de caisse et lecture des rapports. « Manager » : tout le travail de l’hôtel (chambres, prix, caisse, stock, rapports), sans l’équipe, les paramètres ni l’abonnement. « Agent de ménage » : les chambres qui lui sont affectées, dont il fait passer l’état de « À nettoyer » à « Libre ». « Lecture seule » : voit tout, ne modifie rien et n’encaisse pas.

4. Étape 4

   Transmettez le lien d’invitation

   Gestinno n’envoie pas l’invitation à votre place. Dans la fenêtre « Transmettre l’invitation », touchez « Copier le lien » ou « Partager », puis envoyez-le à la personne, par exemple sur WhatsApp. Tant qu’elle n’a pas accepté, l’invitation reste dans « invitation en attente » avec les mêmes boutons.

5. Étape 5

   La personne accepte l’invitation

   En ouvrant le lien, elle touche « Se connecter » ou « Créer mon compte », avec l’adresse e-mail que vous avez invitée. Elle vérifie le nom de l’hôtel et le « Rôle proposé », puis touche « Accepter et rejoindre », suivi du nom de l’hôtel. Elle apparaît alors dans votre équipe.

6. Étape 6

   Affectez les chambres au ménage

   Un agent de ménage ne voit que les chambres qui lui sont confiées. Dans « Chambres », touchez « Affecter le ménage » pour lui attribuer ses chambres.

7. Étape 7

   Changez un rôle ou coupez un accès

   Dans la liste de l’équipe, changez le rôle d’un membre avec le choix de rôle de sa ligne. « Suspendre » coupe son accès tout de suite ; « Réactiver » le lui rend. « Retirer » le sort de l’hôtel : son compte Gestinno reste actif et vous pourrez le réinviter plus tard.