Comment enregistrer un paiement sur une réservation ?

Enregistrer un acompte, un solde, une caution ou un remboursement sur le séjour d'un client, puis lui envoyer sa note de séjour.

Qui peut le faire : Administrateur, Manager et Réceptionniste. Le rôle Lecture seule voit les paiements mais ne peut pas en enregistrer.

1. Étape 1

   Ouvrir la réservation du client

   Allez dans « Réservations » et touchez le nom du client. Le filtre « À encaisser » montre les séjours terminés qui ont encore un reste. Dans la fiche, le bloc d'argent affiche « Reste à payer » en rouge, ou « Séjour soldé » en vert, avec « Total », « Payé » et « Caution ».

   

2. Étape 2

   Toucher « + Paiement »

   Le bouton se trouve à droite du montant. Le panneau « Ajouter un paiement » s'ouvre. Si le séjour est annulé et qu'il ne reste qu'à rendre de l'argent, le bouton s'appelle « Restituer ».

   

3. Étape 3

   Saisir le montant et la méthode

   Dans « Montant (FCFA) », le raccourci « Reste à payer » remplit exactement ce que le client doit encore. Dans « Méthode », choisissez « Espèces », « Orange Money », « MTN MoMo », « Moov Money », « Wave », « Carte bancaire », « Chèque » ou « Virement bancaire ». Le champ « Référence » est optionnel : notez-y le numéro de transaction Mobile Money, il sert en cas de litige.

4. Étape 4

   Choisir le type de paiement

   « Acompte » règle une partie du séjour. « Solde » règle tout le reste ; si vous saisissez tout le reste en acompte, il est enregistré comme solde. « Caution » est un dépôt de garantie : il entre en caisse mais ne réduit pas le reste à payer. « Remboursement » rend de l'argent au client. L'écran ne propose que les types encore possibles sur ce séjour.

5. Étape 5

   Enregistrer

   Touchez « Enregistrer le paiement ». Le paiement apparaît en tête de la liste « Paiements » de la fiche, et le « Reste à payer » se met à jour. Il est aussi ajouté tout seul dans la « Caisse », comme opération automatique.

6. Étape 6

   Pour un remboursement : attester l'argent rendu

   Gestinno n'envoie pas l'argent : il note une somme que vous avez déjà rendue de la main à la main ou par Mobile Money. Cochez « J'atteste avoir réellement rendu cette somme au client par le moyen indiqué », puis touchez « Attester la restitution effectuée ». Il faut être connecté à Internet pour cette étape.

7. Étape 7

   Envoyer la note de séjour au client

   Une fois le client arrivé, la fiche affiche « Note de séjour ». « Télécharger » enregistre le PDF ; « Envoyer » ouvre le partage du téléphone (WhatsApp, e-mail…). La note reprend les nuits, les consommations, les paiements reçus et le reste à payer. Ce n'est pas une facture normalisée.