Comment enregistrer l’arrivée et le départ d’un client ?

Marquer l’arrivée, remplir la fiche d’hébergement, encaisser le reste et enregistrer le départ.

Qui peut le faire : Administrateur, Manager et Réceptionniste.

1. Étape 1

   Marquer l’arrivée

   Dans « Réservations », trouvez la réservation « Confirmée » du client et touchez « Marquer l'arrivée » sur sa carte. Pour une réservation encore « En attente », ouvrez sa fiche et touchez « Arrivée ». La réservation passe « En séjour » et la chambre devient « Occupée ».

   

2. Étape 2

   Remplir la fiche d’hébergement

   Juste après l’arrivée, la fiche affiche « Arrivée enregistrée » : touchez « Compléter la fiche d’hébergement ». Vous pouvez aussi l’ouvrir plus tard par « Fiche d'hébergement » dans la fiche de la réservation. Remplissez les informations du client et de sa pièce d’identité, puis touchez « Enregistrer la fiche ». « PDF serveur » télécharge la fiche à imprimer.

   

3. Étape 3

   Ouvrir le départ

   Le jour du départ, touchez « Marquer le départ » sur la carte du client, ou dans sa fiche. La fenêtre « Départ du client » montre le « Montant total », ce qui est « Payé » et le « Reste ».

   

4. Étape 4

   Encaisser le reste et régler la caution

   S’il reste de l’argent à payer, un encadré rouge l’indique : touchez « Encaisser maintenant » pour enregistrer le paiement. Si une caution a été encaissée, choisissez de la rendre ou de « Retenir un montant sur la caution » avec son motif, puis cochez la case qui atteste que vous avez rendu l’argent au client.

5. Étape 5

   Enregistrer le départ

   Touchez « Enregistrer le départ ». Si le client part sans tout payer (entreprise, virement), le bouton s’appelle « Partir avec ce reste » : le reste restera à encaisser dans la fiche. La réservation passe « Terminée » et la chambre passe « À nettoyer ». La « Note de séjour » peut alors être téléchargée ou envoyée au client.

6. Étape 6

   Client qui ne vient pas ou qui annule

   Si le client n’est jamais venu, une fois sa date de départ passée, ouvrez sa fiche et touchez « Non présenté », puis « Marquer non présenté ». S’il annule avant d’arriver, touchez « Annuler la réservation », indiquez « Qui demande l’annulation ? », puis « Annuler et enregistrer les sommes dues ». L’écran affiche alors ce qu’il faut rendre.