Comment enregistrer une réservation ?

Choisir le client, les dates et la chambre, vérifier le prix, puis confirmer la réservation.

Qui peut le faire : Administrateur, Manager et Réceptionniste. Seuls l’Administrateur et le Manager peuvent modifier le prix proposé.

1. Étape 1

   Ouvrir le formulaire

   Dans le menu « Réservations », touchez « Nouvelle réservation ». Depuis le « Calendrier », le même bouton existe ; sur téléphone, le « + » placé à côté d’un jour ouvre le formulaire avec ce jour comme arrivée.

   

2. Étape 2

   Choisir ou créer le client

   Touchez « Rechercher un client... », puis tapez son nom ou son téléphone. S’il n’existe pas encore, touchez le « + » du champ : saisissez le « Nom du client » et, si vous l’avez, son téléphone, puis « Ajouter ». Cherchez toujours avant de créer, pour ne pas enregistrer deux fois le même client.

   

3. Étape 3

   Indiquer les dates et la chambre

   Remplissez « Arrivée » et « Départ ». Le champ « Chambre » ne propose ensuite que les chambres libres sur cette période, avec leur prix par nuit. Si un type de chambre a un prix à l’heure, vous pouvez aussi choisir « Passage » au lieu de « Nuitée ».

4. Étape 4

   Vérifier le prix

   « Montant total du séjour (FCFA) » se calcule seul à partir des tarifs de la chambre ; la taxe de nuitée s’affiche en dessous si elle s’applique. Un Administrateur ou un Manager peut changer ce montant : il doit alors remplir « Motif du prix négocié ». Pour un Réceptionniste, le montant n’est pas modifiable.

5. Étape 5

   Compléter si besoin, puis enregistrer

   « Plus d’options » contient la « Source » (Sur place, Téléphone, WhatsApp…), le nombre de « Personnes », la « Caution (FCFA) » à demander et des « Notes ». Touchez ensuite « Créer la réservation ». Si le client est devant vous et arrive aujourd’hui, laissez cochée la case « Le client est là : enregistrer son arrivée » : le bouton devient « Créer et enregistrer l'arrivée ».

   

6. Étape 6

   Confirmer la réservation

   Une réservation créée sans arrivée immédiate est « En attente ». Quand le client a confirmé, touchez « Confirmer » sur sa carte ou dans sa fiche : elle passe « Confirmée ». Ensuite, le bouton de la carte devient « Marquer l'arrivée ».